تحويل البيانات من ملف نصي الى ملف أكسل

Unknown في 7:20 م التسميات: برامج حسابات, شروحات

تحويل البيانات من ملف نصي الى ملف أكسل

بعد تحميل الملف من الرابط http://goo.gl/R4HkXS وجد أن هناك حوالي 500 شركة بمعلومات حولها ولكن طريقة العرض عن

طريق األسطر Row Based واألسهل هو تحويلها لالكسل ك Columns Based حتى يتم البحث والفلترة بها بسهولة.

في هذ الملف سوف نوضح الطريقة لتحويل ذلك الملف، ويمكن اتباع هذه األليه في التحويل لغيرها من الملفات مع األخذ باالعتبار ان

بعض الخطوات قد تختلف بناء على بنية الملف المراد تحويله.

سوف يتم استخدام برنامج ++notepad في عمليات التحويل هذه، مع العلم بأنه يوجد برامج بديله له سواء في بيئة ويندوز أو لينوكس

أو ماك، وبشكل عام اي برنامج محرر نصوص يتوفر فيه خاصية البحث واالستبدال بواسطة Extended Mode أو Regular

Expression Mode فهو مناسب في األمر.

نقطة أخرى وهو أن برنامج ++notepad ال يتعامل مع الملفات الضخمة بشكل جيد وقد يهنق Crashing البرنامج اثناء فتح اي ملف

كبير أو اثناء القيام بخطوات التحويل، لذلك عند تعاملك مع أي ملف كبير يفضل أن تستخدم البرامج المخصصة للعمل مع الملفات الكبيرة

مثل EditPad Lite وهو مجاني في ويندوز.

نبدأ الخطوات على بركة اهلل:

دائما األفضل اظهار Symbols الموجودة والمخفية في الملف والتي عادة اغلبها يكون في أخر كل سطر لمعرفة نوعية ال New ً اوالً:

Lines، فبعد أن تقوم بفتح الملف تقوم عن طريق قائمة View ومن ثم اختيار Show all Characters

ويمكنك اخفائها عن طريق إزالة الصح على Show all Characters بعدما تعرف نوعية ال New Line، بعد أن قمت باظهارها،

سوف تجد االن الرموز الموجودة في أخر كل سطر مثالً CRLF أو CR أو LF على حسب طريقة الNew Line المستخدمة في الملف.

لماذا نقوم بمشاهدتها؟

تجد ملفات مستخدم بها أكثر من طريقة

ألنه أحيانا New Line في نفس الوقت، وحتى تقوم بعملية التحويل المناسبة عليك أن تعرف ً

نوعية ال New Line المستخدمة، في أخر هذه الملف سوف نضع مثال على ملف أخر به أكثر من New Line مستخدمة بطريقتي

ويندوز ولينوكس ونعرف كيف يتم اصالح ذلك من خالل ال ++notepad.

ثانياً: بما أن برنامج األكسل يستطيع قرائة ملفات CSV

واختصارا Comma Separated Value وهي تعني أن هناك معامل الفاصلة ً

يفصل بين كل معلومة وأخرى، فنحن نحتاج أن نحول الملف لذلك الفورمات.

لذلك سوف نقوم بتحويل كل األسطر New Lines الى فاصلة، وبالتالي جميع البيانات تكون في سطر واحد وذلك عن طريق عمل

Find And Replace من خالل CTRL+F والذهاب للReplace ومن ثم اختيار Extended Mode والذي يسمح البحث من خالل

n,\r,\t\ وغيرها، وسوف تكون جملة البحث هي r\n\ )أي CRLF( ويتم استبدالها بالفاصلة كما في الصورة التالية، وتقوم بعمل

Replace All لتغيير كل األحرف التي طابقت جملة البحث في هذا الملف.

*********

ثالثاً: بعد عملية التحويل سوف تجد أن جميع البيانات هي في سطر واحد، وسوف نستفيد من عالمة ==== حتى نفرق بين كل بيانات

شركة على حدة ، لذلك سوف نقوم بعمل فصل بهذه العالمة واستبدالها بسطر جديد من خالل البحث عن ==== وتبديلها ب r\n\ وعمل

Replace All كما في الصورة التالية بعد تطبيق زر التبديل.

وهذا هو الملف ايضا تم فتحة عن طريق النوت باد بوضع الRight To Left )بعد فتحه بالنوت باد نقوم ب CTRL+SHIFT التي على ً ، وايضا Right To Left في ال ++Notepad ً

كما هو واضح الملف أصبح مرتب االن وكل شركة في سطر، ونريد تحويله الى صيغة اكسل.

رابعاً: قبل التحويل سوف نحتاج لمسح البيانات المكررة في كل سطر )اسم المنشأة، رقم السجل التجاري والخ( ألنها سوف تكون كإسم

ايضا ثابت ومسحه، ً للعمود في األكسل وال توجد حاجة لكتابتها في كل سطر، لذلك نقوم بمسح تلك الكلمات من خالل البحث عن كل اسم

وطريقة المسح هي عن طريق استبدال النص بنص فارغ كما بالصورة التالي

تم حذف اسم المنشأة: والحظ وجود : ألنها داخلة في النص الثابت في الملف، وسوف نكرر هذه الخطوة لجميع األسماء الثابتة في

الملف، اسم المنشأة: رقم السجل التجاري: ، الخ والتي تتواجد في بداية أي سطر في الصورة األولى قبل التحويل:

امساً: فقط للتأكد من ال Encoding وأنه UTF-8 )والتي تدل على وجود العالمة BOM( فهذه العالمة BOM ضرورية لملفات ال

Office حتى تستطيع قرائه الencoding بشكل صحيح، قم بفتح الملف بال++Notepad والنظر ل Encoding وأنه UTF-8 وغيرها

اذا .UTF-8 الى UTF-8 Without BOM ًمثال كانت

سادساً: نقوم بتحويل امتداد الملف الى CSV عن طريق عمل Rename للملف وضع االمتداد csv، ومن ثم نقوم بفتحه باالكسل بشكل عادي Double Click ألنه يقبل فتح ملفات CSV

الملف بعد فتحة باألكسل سوف يكون بهذا الشكل، واألفضل حفظه بصغية األكسل حتى يسهل العمل عليه في األكسل فيما بعد.

سابعاً: حفظ الملف بصيغة أكسل xlxs من خالل File->Save As حتى يتحول الملف لصيغة االكسل

اخيرا إضافة السطر األول واضافة أسماء االعمدة وتعديل لونها قليال بما تشاء ً يمكنك

وهكذا تكون قد تمت عملية تحويل الملف بنجاح! وتستطيع بعدها بسهولة تطبيق اي Filter من خالل األكسل حتى تفلتر األسطر وتظهر

من تريد بالضغط على الهيدر في العمود الذي تريده واختر Filter By Value وستجد القائمة المنسدلة وحينها اختر القيمة التي تريد

وستجد أن األسطر قم تمت فلترتها بناء على ما اخترته.

لماذا تحتاج ألن ترى كل األحرف احياناً في الملف؟

هذا مثال ألحد الملفات فيه ايضا البيانات وكان المطلوب هو تحويلها الى Excel، وعندما تفتح الملف بالنوت الباد العادي ً مجموعه من

سوف تجد الصورة على اليمين ، ولكن عندما تفتحه بالنوت باد بلس بلس سوف تجد على اليسار، والحظ الفرق بأن LF ال يعرضه

Notepad كمسافة بعكس ال ++Notepad والذي يعرض الLF بأنها مسافة )طبعاً مع تفعيل خاصية Show all Characters( التي

سبق توضيحها

قبل أن تتعامل مع هذا الملف بالطريقة السابقة اعاله، يجب أن يتم اعتماد New Lines واحدة في الملف وجعل الملف كله اما LF أو CRLF وال CRLF هي األفضل في ويندوز، واألمر يتم كالتالي عن طريق تحويلها جميعها الUnix Format ومن ثم ارجاعها الى Windows Format

قم بإعادة الخطوات مجددا Windows Format وهكذا جميعها سوف تتحول الى CRLF ً بعد ذلك سوف تتحول كلها الى LF واختر

الخطوة التالية هي حذف كل االسطر الفارغه ويمكن استخدام خاصية البحث والتبديل ، ولكن كطريقة اخرى فأن ال++Notepad فيه مجموعه من االضافات الرائعه التي تقوم بالعديد من المهام االضافية لمحرر النصوص، وأحد هذه االضافات هي TextFX حيث فيها

العديد من المهام التي تفيد اثناء العمل على الملفات النصية، وأحدها هو أمر يقوم بحذف كل األسطر الفارغه، فقط قم بتظليل كامل الملف CTRL+A واختر الخيار بعد تحميل االضافة بالطبع